Excel lernen: Was du für den Büroalltag wirklich brauchst

Im Büro begegnen dir Tabellen mit Terminen, Mengen, Stunden oder Ausgaben. Für den Einstieg lohnt sich ein überschaubares Projekt: eine Liste anlegen, damit rechnen und die Ergebnisse verständlich darstellen. Daran kannst du Schritt für Schritt prüfen, welche Excelkenntnisse du bereits hast und was du als Nächstes lernen möchtest.

Dieser Lernpfad arbeitet mit erfundenen Projektdaten. Verwende beim Üben eigene Beispieldaten und beachte bei beruflichen Unterlagen die Vorgaben deines Arbeitgebers.

Eine brauchbare Liste beginnt mit einer klaren Struktur

Lege für unser Beispiel fünf Spalten an: Datum, Projekt, Stunden, Stundensatz und Betrag. Jede Zeile steht für einen einzelnen Eintrag. Trage die Überschriften in die erste Zeile und die Daten darunter ein.

Halte Angaben einheitlich. Schreib in eine Stundenspalte Zahlen und ergänze die Einheit in der Überschrift. Achte darauf, dass Datumswerte als Datum und Geldbeträge als Zahlen erfasst werden. Ein aufgeräumtes Erscheinungsbild allein zeigt noch nicht, ob Excel einen Inhalt als Zahl oder als Text behandelt.

Die Spalte „Erwarteter Betrag“ dient hier zur Kontrolle. In deiner Datei soll Excel den Betrag selbst berechnen. Datum und Projekt kannst du beliebig mit erfundenen Angaben ergänzen.

Rechnen mit Zellbezügen

Wenn deine Stunden in Spalte C und der Stundensatz in Spalte D stehen, schreibst du in E2 die Formel =C2*D2. Sie multipliziert die Werte aus derselben Zeile. Kopiere die Formel anschließend in die nächsten beiden Zeilen und prüfe die Ergebnisse.

Für die Summe der drei Beträge kannst du =SUMME(E2:E4) verwenden. Im Beispiel müssen 295 Euro herauskommen. Die offizielle Microsoft-Hilfe zur SUMME-Funktion erläutert die Arbeit mit einzelnen Zellbezügen und Bereichen.

Ändere nun einen Stundenwert und beobachte, welche Ergebnisse sich verändern. Ergänze außerdem eine vierte Datenzeile. Prüfe ausdrücklich, ob deine Summenformel diese neue Zeile einschließt. So übst du zugleich, Formeln zu kontrollieren und ihre Grenzen zu erkennen.

Funktionsnamen und Trennzeichen hängen von Sprache und Einstellungen ab. Die Beispiele hier verwenden deutsche Funktionsnamen und Dezimalkommas.

Relative und feste Bezüge verstehen

Beim Kopieren einer Formel können sich Zellbezüge verändern. Das ist für die Berechnung jeder einzelnen Zeile hilfreich. Manchmal möchtest du dagegen auf denselben Wert verweisen, etwa auf einen gemeinsamen Planwert außerhalb deiner Liste.

Lege dafür in einer Übungsdatei einen beliebigen gemeinsamen Faktor in H1 ab. Ein Bezug wie $H$1 hält Spalte und Zeile beim Kopieren fest. Probiere den Unterschied zu H1 aus und vergleiche die Formeln in den Zielzellen.

Dein Lernziel ist, den Unterschied an einem eigenen Beispiel erklären zu können. Das ist eine gute Grundlage, bevor du längere Formeln aus fremden Dateien übernimmst.

Listen sortieren und gezielt filtern

Nimm als nächste Aufgabe alle Einträge zu einem bestimmten Projekt in den Blick. Übe, die vollständige Liste nach Datum oder Betrag zu sortieren und einen Filter auf die Projektspalte anzuwenden.

Achte beim Sortieren darauf, dass die zusammengehörigen Angaben einer Zeile zusammenbleiben. Kontrolliere nach einem Sortiervorgang stichprobenartig, ob Stunden und Betrag weiterhin zum richtigen Projekt gehören.

Du kannst den Datenbereich auch als Excel-Tabelle anlegen. Eine mögliche nächste Übung ist deren Ergebniszeile. Microsoft beschreibt, wie du darin Gesamtergebnisse bilden und unterschiedliche Berechnungen auswählen kannst.

Eine Auswertung verständlich darstellen

Überlege vor dem Erstellen eines Diagramms, welche Frage es beantworten soll. Möchtest du Beträge je Projekt vergleichen oder eine Entwicklung über mehrere Monate zeigen?

Für unser kleines Beispiel könntest du die Projektbeträge nebeneinander darstellen. Gib dem Diagramm eine verständliche Überschrift und kennzeichne die Einheit. Prüfe danach, ob du die wichtigste Aussage auch ohne zusätzliche Erklärung erkennen kannst.

Bei größeren Listen kommen weitere Werkzeuge infrage, beispielsweise PivotTables. Nimm sie als nächsten Lernschritt auf, wenn du wiederholt nach Kategorien zusammenfassen möchtest. Für die erste Übungsdatei darf die Auswertung klein bleiben.

Welche Funktionen brauche ich danach?

Wähle neue Funktionen anhand deiner Aufgaben. Für einfache Entscheidungen kann WENN interessant sein, für Summen nach Bedingungen SUMMEWENN oder SUMMEWENNS. Wenn du Daten über eine Kennung zuordnen möchtest, kann ein Verweis sinnvoll sein.

Prüfe dabei die verwendete Excelversion. Microsoft weist beispielsweise darauf hin, dass XVERWEIS in Excel 2016 und 2019 nicht verfügbar ist. Ein Kurs sollte deshalb zu deiner Software und zum Arbeitsumfeld passen.

So prüfst du deinen Lernstand

Erstelle die Übungsdatei noch einmal ohne Schrittfolge und kontrolliere:

• Kann ich eine Liste mit eindeutigen Überschriften anlegen?
• Kann ich Werte mit Zellbezügen berechnen und die Formel kopieren?
• Stimmen meine Ergebnisse mit einer unabhängigen Rechnung überein?
• Kann ich die gesamte Liste sortieren und filtern?
• Prüfe ich nach neuen Zeilen den erfassten Berechnungsbereich?

Suchst du Unterstützung, vergleiche Excelkurse im Katalog nach Voraussetzungen, Softwareversion und praktischen Aufgaben. Wie du Betreuung und Zeitaufwand mitprüfst, zeigt unsere Checkliste zur Kurswahl.